"Reduzir o TCO em SAP: o segredo está na Eficácia" - Nuno Almeida

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Com este artigo não se pretende dar aos responsáveis pelos IT’s nas organizações uma solução “ideal” que permita facilmente reduzir o TCO (Total Cost of Ownership) dos seus sistemas SAP. Pretende-se sim, discutir uma metodologia que lhes permita avaliar a sua actual infraestrutura SAP, identificando pontos de optimização na prossecução do objectivo último, a redução do TCO.

Sob a pressão dos responsáveis pelo negócio para a introdução de melhorias ou alteração de processos e pela necessidade de serem agentes proactivos na sugestão de novas funcionalidades, vários são os desafios com que se deparam os CIO’s das organizações:

  1. por um lado querem balancear os custos com os seus sistemas SAP e as respostas aos requisitos de negócio. Muitas das organizações têm consciência dos custos de implementação dos sistemas SAP, mas têm pouca visibilidade do grau de sofistificação da solução que exploram. Há uma ideia genérica que o sistema podia oferecer muito mais funcionalidades, mas dificilmente são admitidos custos adicionais para introduzir essas melhorias;
  2. paralelamente têm a noção que explorar novos módulos ou funcionalidades requer uma grande especialização em termos de recursos, limitando a visão do sistema como um todo.

Como vão as empresas garantir que os sistemas SAP evoluem para responder aos requisitos de negócio? Com que níveis de serviço? Qual o melhor preço para garantir a consistência das suas diferentes funcionalidades e ambientes?

A resposta para estas questões não é fácil e pode ser apurada através do desenvolvimento de iniciativas que permitam aos CIO’s avaliar e justificar os investimentos em IT em função dos requisitos de negócio das suas organizações. Com estas iniciativas, as organizaçoes podem identificar qual o mix de recursos ideal aos menores custos por forma a garantir a operacionalidade dos seus sistemas SAP.

Através destas iniciativas, é possível identificar o estado actual da organização e estabelecer a “Baseline” para futuras reduções de TCO. A eficácia actual e futura dos sistemas poderá ser avaliada através de 3 dimensões:

  1. Eficácia Tecnológica, onde é avaliada a infraestrutura tecnológica (servidores, redes), a arquitectura SAP (versão instalada, módulos implementados, volume de desenvolvimentos) e os níveis de performance e segurança dos sistemas;
  2. Eficácia de Serviço, onde é avaliado o cumprimentos dos niveis de serviço, a qualidade do suporte ao utilizador final, os custos de licenciamento e manutenção e a política de “Sourcing”;
  3. Eficácia de negócio, onde é analisado o grau de cobertura dos processos de negócio, os índices de produtividade, e o alinhamentos dos TI’s com os requisitos da organização.

Como resultado desta avaliação, muitas organizações optam por Externalizar as funções de gestão e administração dos seus sistemas SAP como estratégia para reduzir os custos com os sistemas, garantindo simultaneamente uma resposta adequada aos requisitos organizacionais. São vários os benefícios que as organizações podem obter recorrendo aos serviços de Outsourcing:

  1. Redução significativa do TCO através do recurso a um parceiro que detém ferramentas, recursos e estruturas partilhadas;
  2. Delegação dos fornecimentos SAP, obtendo permanente actualização dos sistemas;
  3. Implementação de melhorias controladas de acordo com as necessidades do negócio;
  4. Transparência e previsibilidade nos custos com SAP;
  5. Obtenção de resultados mensuráveis, através do estabelecimento de contratos estruturados suportados em níveis de serviço rigorosos;
  6. Acesso permanente e directo ao conjunto adequado de competências SAP à medida das necessidades.
  7. Aumento do valor de negócio do sistema SAP e retorno óptimo no investimento em IT;

Em suma, os directores de sistemas de informação têm consciência que os seus sistemas SAP, apesar de não constituírem o “Core Business” nas organizações, devem estar permanentemente actualizados por forma a responder às constantes mudanças nos requisitos de negócio. Paralelamente, sabem que é imperativo controlar o crescimento dos custos em IT.

A dificuldade não está em reconhecer que têm um dilema, mas sim em i) avaliar os vários factores que contribuem para o incremento dos custos com os sistemas SAP e ii) avaliar a eficácia dos seus sistemas na resposta aos requisitos de negócio.

Só após a realização deste diagnóstico será possível definir estratégias claras para controlo e redução do TCO nas suas organizações.

Nuno Almeida
Senior Manager - Capgemini
Publicado em: Semanário Económico - 17/02/2006