"Estaremos a explorar devidamente os ERP ?" - Pedro Fragoso

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Longe vai o tempo em que as empresas se diferenciavam entre as que tinham implementado um ERP (Enterprise Resource Planner) e aquelas que pensavam que esse era um passo demasiado ambicioso e que era só para as organizações mais “sofisticadas”.

Nos nossos dias, a questão já não se coloca a este nível, a utilização de um ERP está vulgarizada, independentemente da dimensão da organização ou mesmo do sector de actividade em que actua. A diferença é que, actualmente, a reflexão que as organizações devem fazer é de entender até que ponto é que os sistemas de informação, que têm implementados, estão a ser explorados com o máximo de eficiência.

É premente que as organizações tenham em mente um espírito de melhoria progressiva. O negócio e as solicitações do mercado obrigam que as organizações estejam preparadas para, num curto espaço de tempo, reagir e, se necessário, alterar o rumo.

Nesta perspectiva, sou tentado a distinguir dois tipos de organizações, quanto à forma como têm vindo a explorar os seus sistemas.

As que, por vicissitudes diversas, estacionaram no suporte à actividade transaccional nomeadamente:

  • na identificação das necessidades de reaprovisionamento;
  • na gestão de stocks e as compras;
  • no controlo de produção;
  • no registo e facturação de encomendas de clientes;
  • na integração financeira (contabilidade geral e analítica, imobilizado, tesouraria, etc )

E as que, tendo uma visão de futuro, conseguiram dar um salto qualitativo potenciando o nível de exploração do seu Sistema de Informação.

Quando se fala em explorar de forma mais eficiente os SI, gostaria de destacar três vertentes, que considero particularmente relevantes: o nível de conectividade, a gestão documental e a informação de gestão.

A conectividade - os sistemas vivem dos dados que neles são registados. Tipicamente o registo manual consome recursos, gerando improdutividade e, em ultima análise, acarreta incorrecções que conduzem a informação de baixa qualidade - pouco fiável.

Neste domínio importa equacionar as vantagens decorrentes da implementação de alguma componente tecnológica e funcional que pode revolucionar a forma como alguns processos são executados:

  • A captura automática dos dados existentes ao nível dos equipamentos associados aos processos de negócio e de suporte, deve ser equacionada com especial atenção. Existem sistemas dedicados à captura de dados de processo (quantidades produzidas, tempos de operação e de paragem, temperaturas, picagem de ponto, etc) que, para além de disponibilizarem esta informação localmente, procedem ao seu envio para o sistema de informação de gestão (ERP).
  • A utilização de sistemas de identificação, via código de barras ou RFID, apoiados em tecnologias, nomeadamente a rádio frequência, permitem acelerar e simplificar toda a movimentação de bens ao longo da cadeia logística.
  • O recurso a mecanismos transversais aos vários processos, denominados workflows, que avisam e disponibilizam informação, de forma direccionada, nomeadamente para a aprovação de investimentos, actualização de informação sobre dados mestre de clientes, produtos, fornecedores, pricing, etc, reduzem significativamente os tempos de ciclo desses processos tendo um forte impacto na produtividade.
  • Os ambientes colaborativos, criando espaços de partilha de informação relevantes para os intervenientes na cadeia de valor (fornecedores, engenharia e desenvolvimento, marketing, clientes, etc). Como exemplo desta forma de operar, pode-se referir o modelo de reaprovisionamento no qual o fornecedor tem acesso ao ERP do cliente visualizando, em tempo real, a informação sobre os níveis de stocks do seu cliente e é proactivo na respectiva reposição, respeitando os níveis previamente acordados.

A gestão documental - na qual se deve equacionar desde o arquivo digital de documentos, quer sejam catálogos de máquinas e produtos, até ao tratamento das facturas recebidas de fornecedores e enviadas a clientes. Acima de tudo trata-se de organizar, disponibilizar no momento do processo respectivo e automatizar o envio e a recepção de facturas.

  • Em particular, estão na ordem do dia a emissão de facturas a clientes, de forma electrónica, acompanhadas dos respectivos certificados de autenticidade reduzindo a carga burocrática.

A informação de gestão - esta terceira vertente é provavelmente aquela que mais diferencia a forma como o ERP está a ser explorado na organização.

O objectivo final do ERP deverá ser o de disponibilizar a informação necessária à tomada de decisão. A partir do momento que a actividade transaccional está controlada, esses dados devem ser tratados por forma a dar resposta às seguintes questões: quais os clientes mais interessantes, em que produtos é que sou mais rentável, quais os fornecedores que me garantem os melhores níveis de serviço e de qualidade, quais os equipamentos e processos produtivos mais eficientes, quais os mercados mais interessante, etc.

A informação deve estar disponível aos vários níveis da organização quer seja o responsável de uma unidade fabril, a gestão intermédia (chefia departamental, negócio ou direcção) e finalmente a administração.

O primeiro passo deverá consistir na definição de um Modelo de Informação de Gestão (MIG), suportado em Indicadores de Performance (KPI), métricas e regras.

O MIG tem de estar alinhado com a estratégia da organização e deve permitir, a cada momento, monitorar o seu desempenho e a forma como esta se posiciona face aos objectivos traçados. Este passo é indispensável: antes de se começar a pensar na ferramenta informática que se irá utilizar, deve-se desenhar o modelo conceptual. Muitos dos ERP têm oferta para esta área e, após a devida modelização, a implementação não deverá ser difícil.

O salto qualitativo, na exploração dos ERP, deve ser um objectivo de todos. O caminho a percorrer é aliciante, no entanto, não se deve entrar em extremos tentando endereçar em simultâneo múltiplas vertentes, importa reflectir quanto às prioridades e avançar de forma segura e estruturada.


Pedro Fragoso
Principal - Capgemini
Publicado em: Semanário Económico 20/02/04