"Informação de Gestão Rapidez e Fiabilidade no Suporte à Gestão e Tomada de Decisão" - Eduardo Ramos

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Informação de Gestão

Rapidez e Fiabilidade no Suporte à Gestão e Tomada de Decisão

Até ao final deste primeiro trimestre de 2004, muitas organizações do nosso tecido empresarial encerraram, com elevado esforço, as suas contas de 2003. Honrosas excepções à parte, o conhecimento global dos números dos primeiros meses de 2004 só agora deixa de ser uma miragem. Ou seja, um quarto do ano passou, sem informação a tempo e horas para apoiar a gestão e ser uma ferramenta efectiva de suporte à decisão. 2004 começa atrasado para muitos.

Numa altura em que o recurso mais valioso de todos (o tempo) é cada vez mais caro e implacável, não se podem gerir organizações com este tipo de navegação “à vista”. Ineficiências na obtenção de informação não se coadunam com o ritmo imprimido hoje em dia no mundo dos negócios. Há que ser rápido ao mesmo tempo que se é seguro, transmitindo confiança. Interna e externamente.

Em contextos de downturn na actividade económica - como temos assistido nos últimos anos -, é comum que, em média, os mercados se tornem concorrencialmente mais agressivos. Desta forma, a velocidade aliada à flexibilidade é fundamental. Por outro lado, não há complacências para organizações que não emitam informação rigorosa ou não demonstrem evidências que têm um controlo dos riscos a que estão expostos - vide a recente vaga de legislação emitida nos EUA (Sarbanes Oxley Act) cuja aplicabilidade a um nível mais global será uma tendência natural.

Assim, e face aos crescentes desafios que se colocam às organizações, os modelos de informação de gestão devem reflectir, online e com exactidão, o comportamento das variáveis críticas de negócio.

Para tal, os gestores enfrentam um desafio primordial. Face ao elevado volume de informação que é gerado todos os dias, como é possível agir rápida e assertivamente com base nesta imensidão de dados? Há várias respostas possíveis. Todavia, só uma parece fornecer as melhores condições para solucionar este problema: através de um modelo de informação de gestão estruturado e escalável sustentado numa solução eficiente e eficaz de sistemas de informação.

Um modelo de informação de gestão deve ser composto por um conjunto de peças que se interligam entre si, servindo as necessidades de informação dos diversos actores que operam na esfera de influência da organização. Deverá ser acessível e consistente para que quem gere dedique mais tempo à análise da informação e decisão sobre ela ao invés de empregar demasiado tempo na sua extracção, tratamento e explicação.

Exemplos típicos dos “Clientes” desta informação de gestão são, a um nível interno, administradores, directores, controllers, responsáveis da contabilidade, gestores de projectos, etc. A um nível externo, temos as instituições responsáveis por emitir informação estatística (Banco de Portugal, INE), ROC’s e auditores, stakeholders, entidades reguladoras das obrigações fiscais, Bancos, e mesmo Clientes e Fornecedores que integram a cadeia de valor da empresa em ambientes colaborativos (exemplos: modelos de VMI ou CPFR).

No que diz respeito aos layers que devem compor um modelo de informação de gestão, devemos ter sempre em mente três níveis fundamentais:

  • Informação at a glance, concisa, num estilo de management cockpit que permita uma leitura imediata da performance da organização - contendo dados-chave sobre as variáveis críticas do negócio;
  • Mapas de informação de gestão que forneçam um panorama global da performance da empresa nos seus diferentes domínios, congregando relatórios clássicos (como o Balanço, P&L, DFC, entre outros) com relatórios que forneçam dados mais ricos sobre a sua actividade (exemplos: vendas, aprovisionamentos, produção, manutenção, pagamentos, recebimentos, qualidade, níveis de serviço, etc);
  • Mapas operacionais que permitam, a qualquer altura, monitorizar as actividades departamentais da organização (internas e de relacionamento com o exterior - tais como contas-correntes, posição e previsão de stock por referências, custeio de produtos / serviços, reclamações recebidas, avaliação de fornecedores, níveis de absentismo, etc).

Naturalmente, o nível de detalhe da informação vai aumentando à medida que navegamos do nível 1 para o nível 3 e os utilizadores / destinatários da informação são também diferentes. Enquanto que o primeiro nível de informação é usado essencialmente por administradores, o segundo nível destina-se a gestores departamentais e o nível 3 a todos os outros colaboradores da organização no âmbito das suas actividades diárias.

Estes três níveis têm de encaixar perfeitamente (do menor para o maior detalhe) de forma a que a informação seja escalável, respeitando uma estrutura pré-definida - tal como, metaforicamente, as famosas bonecas russas (Matrioshkas), encaixam umas nas outras.

Após a definição de um modelo de informação de gestão com estas características, a sua implementação e operacionalização só poderá ser efectuada de forma eficiente com o recurso a TI/SI - não é comportável a utilização de folhas de cálculo a partir de uma determinada dimensão da base de dados, além dos óbvios problemas de fiabilidade da informação, acessibilidade e esforço de obtenção.

Das várias soluções disponíveis no mercado, a mais comum e que tem dado provas de melhores resultados é a utilização de um sistema ERP que suporte os processos da organização à luz das melhores práticas, eventualmente auxiliado por ferramentas satélite específicas (exemplo: CRM) que funcionem como emissores de dados para uma arquitectura de data warehousing / data mining que liberte os sistemas transaccionais e funcione como centro nevrálgico de acesso e partilha da informação.

Só desta forma, utilizando as TI/SI para implementar um modelo de informação de gestão correctamente desenhado, é possível dispor de uma solução que permita, com rapidez e fiabilidade, suportar a tomada de decisão.


Eduardo Ramos
Managing Consultant - Capgemini
Publicado em: Semanário Económico - 24/03/2004