Mantenha o Seu Negócio na Linha - Isabel Cristóvão e José Carlos Ranito

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No actual ambiente de incerteza económica, as empresas, mais de que nunca, precisam de realizar poupanças imediatas para assegurarem as suas margens, tornando-se as iniciativas para redução de custos um imperativo para o sucesso de muitas organizações.

O recente período de prosperidade nos negócios e na economia em geral, proporcionou investimentos avultados em novas tecnologias e novos modelos de negócios. Nesta fase de crescimento sustentado, em paralelo com o optimismo do mercado, o lado esquerdo da conta de resultados foi negligenciado, de tal modo que as melhorias decorrentes dos investimentos também não foram suficientemente exploradas. Esta situação conduziu à disseminação de ineficiências na infra-estrutura de muitas empresas as quais, com o abrandamento da economia, ficaram mais expostas.

O recurso aos tradicionais cortes de despesas (número de efectivos, viagens, formação...) ou à suspensão arbitrária de projectos de investimento (publicidade, inovação, tecnologias, novos produtos) não é o único remédio. Estas iniciativas permitem realizar ganhos imediatos mas, ao não atacarem as ineficiências estruturais do negócio, podem comprometer os objectivos de longo prazo. Quem não se lembra dos efeitos perniciosos dos downsizings ou, mais recentemente, do constante adiamento de projectos estratégicos?

O desafio está em, simultaneamente com as iniciativas de melhoria de eficiência, manter e desenvolver as competências críticas que, no momento de retoma económica, sustentem o crescimento e a competitividade.

Neste contexto, é fundamental desenvolver uma visão integrada e abrangente que alinhe os esforços de gestão de custos. Para isso deve-se considerar o seguinte:

  • A Gestão de Custos tem que estar integrada com a estratégia. É necessário aferir os impactos decorrentes das iniciativas nos objectivos de negócio estabelecidos, evitando reduções de custos arbitrárias que afectam igualmente áreas de baixa e alta performance.
  • A Gestão de Custos é um programa estratégico e não um exercício táctico. Como tal, deve constituir uma oportunidade para mudar a própria estrutura de custos, equacionando diferentes formas de trabalho, ou mesmo eliminando-as, através da utilização de novas tecnologias e dos modelos de negócio emergentes.
  • As oportunidades da Gestão de Custos não estão apenas “dentro de portas”. Na verdade, os ganhos mais significativos podem ser atingidos através da integração com as empresas relacionadas - ecossistema do negócio - em detrimento de melhorias estritamente focadas nos processos funcionais.
  • Os ganhos de curto prazo devem financiar os proveitos de longo prazo. As iniciativas de curto e longo prazo devem ser balanceadas de modo a assegurar poupanças imediatas que, por sua vez, possibilitem o financiamento das iniciativas de longo prazo.
  • As reduções de custos devem ser cirúrgicas. O conhecimento profundo da estrutura de custos e dos seus drivers permite maximizar o rácio custo / benefício inerente a um programa de racionalização.
  • Gastar dinheiro para gerar dinheiro. É fundamental não realizar cortes arbitrários no Plano de Investimentos, quer para evitar cortes em áreas críticas que arrisquem a competitividade - tecnologias, capital humano e serviço ao Cliente -, quer para aproveitar aquisições a preços atractivos que a actual conjuntura proporciona.
  • Comunicar, comunicar, comunicar. A comunicação eficaz e efectiva dos objectivos pretendidos, dos riscos a eliminar e dos ganhos a obter com o Programa de Gestão Custos é vital para promover a adesão e compromisso dos vários intervenientes.

Experiências recentes em empresas que adoptaram práticas efectivas de redução de custos demonstram os ganhos significativos que podem ser alcançados. Por exemplo:

  • Simplificação das Operações. A optimização e estandardização dos processos possibilitam uma redução drástica das despesas. A implementação de uma estratégia de employee self-service baseada em tecnologia internet, conjuntamente com a centralização das funções da área de recursos humanos e a estandardização dos processos administrativos e financeiros permitiu uma redução de custos superior a 25% numa empresa do sector das tecnologias de informação.
  • Gestão agressiva do fundo de maneio. Ganhos significativos podem ser obtidos optimizando a gestão de stocks e os prazos médios de recebimento / pagamento. Um fabricante de equipamentos reduziu em 36 dias a rotação de stocks, através de melhorias introduzidas na utilização do seu ERP.
  • Rentabilização de Activos. Maiores níveis de produtividade e eficiência podem ser realizados através de estratégias de gestão de activos, tais como, a rentabilização de bens imobiliários, venda / leaseback, entre outras. A racionalização da cadeia de fornecimento de uma empresa de produtos de consumo permitiu realizar um encaixe financeiro significativo, com a venda de armazéns e de parte da frota de distribuição.
  • Optimização da relação entre os custos fixos e os variáveis. A subcontratação de serviços e a adopção de estratégias de outsourcing permitem criar estruturas de custos mais flexíveis. Através do outsourcing da gestão das aplicações informáticas uma empresa reduziu em 30% os seus custos nesta área.

As actuais condições económicas constituem, também, uma oportunidade para aquelas empresas que estejam dispostas a enfrentar este desafio. As soluções existem e os benefícios são tanto maiores quanto a capacidade para lançar uma cultura de gestão de custos.

Como a experiência demonstra, um Programa Integrado de Gestão de Custos permite obter resultados significativos. Manter o negócio na linha, queimando as gorduras e tonificando os músculos, é um imperativo que, para algumas empresas, significa a própria sobrevivência.

Isabel Cristóvão e José Carlos Ranito
Capgemini Portugal