A Informática como Catalizador da Implementação - Carlos Solano

Artigos de Opinião
- Artigos de Opinião 2000

Relembrar o Óbvio

O Euro nasceu no dia 1 de Janeiro de 1999 e passou a ser a moeda oficial de 11 países da União Europeia, que passaram assim a formar a União Económica e Monetária. A partir deste dia foram fixadas as taxas de conversão de cada uma das denominações nacionais, das anteriores moedas nacionais, em relação ao Euro. A partir daí também as cotações das outras moedas mundiais passaram a ser definidas em relação ao Euro.

Estamos agora no período de coexistência das anteriores moedas nacionais e do Euro, sendo que este apenas é utilizado sob a forma escritural (cheques, transferências, letras, cartões de crédito e débito, etc.). Notas e moedas, apesar de já as vermos serem produzidas, só serão disponibilizadas em Janeiro de 2002.

Durante este período segue-se o princípio da “não obrigação, não proibição” (não se pode exigir a utilização de uma determinada moeda para satisfazer um compromisso, mas também não se pode proibir a sua utilização), que como rapidamente se depreende terá a sua aplicabilidade dependente da força negocial das partes em cada momento.

Temos ainda a obrigatoriedade de cumprir o regulamento CE 1103/97, de 17 de Junho, garantir que todos os campos importância permitem a recolha e visualização de 2 casas decimais e garantir que os campos importância deixam de utilizar o $ no caso de valores em Euros e utilizar as regras rígidas de conversão entre a denominação nacional e o Euro e entre duas quaisquer denominações nacionais. Esta situação implica muito rigor na sua implementação o que levou mesmo a Banca a subscrever uma carta de bons princípios que exprime o seu compromisso em aplicar essa legislação e em ser o mais transparente possível na apresentação dos diversos valores em escudos e Euros.

Do ponto de vista das organizações o Euro pode ser considerado como apenas um custo adicional, ou como uma oportunidade de negócio, assim se opte por garantir os mínimos obrigatórios e assegurar o mesmo nível de negócio em Escudos e Euros ou inovar, definindo estratégias ofensivas aproveitando todos os benefícios da introdução da moeda única.

O Impacto do Euro nos Sistemas de Informação

Apesar de óbvio, a regra número 1 na análise de um sistema é “se o sistema não trata valores em moeda então não tem impacto do Euro!”.

Ainda neste domínio apesar do termo euro-compatível estar bastante divulgado não existe um claro consenso do que isso significa. Este conceito pode ter implicações de ordem Legal, Local, Negócio, Ambiente/Tecnologia, Migração. Como tal e em rigor, deverá ser evitado ou olhado com reservas uma vez que, excepto se se encontrar claramente definido, pode cair-se no erro de esperar tudo (full-compliancy) e obter o mínimo (Euro-capability).

Dado que o impacto do Euro se dá sobretudo nos sistemas que tratam valores (Contabilidade, Planeamento Financeiro e Orçamentação, Informação de Gestão, Tesouraria, Contas a Pagar e a Receber, Facturação, Mensagens Electrónicas (EDI), Imobilizado, Stocks (quando registam montantes), Salários, etc), há que avaliar a capacidade destes sistemas para responder aos desafios propostos começando por analisar a forma como estes tratam o conceito de moeda.

Há que prestar atenção às aplicações monodivisa que apenas permitem utilizar uma moeda e que deverão ser duplicadas e os seus inputs e outputs adaptados, bem como acrescentadas com um processo de garantir a traceability.

Existem ainda as aplicações multidivisa que já tratam qualquer moeda de modo nativo, devem no entanto ser confirmadas as necessidades específicas do Euro, bem como possíveis alterações no caso de se pretenderem agregações numa das moedas.

Alguns dos principais desafios que se deparam aos responsáveis de informática podem ir dos mais básicos e obrigatórios como:

Conversão de acordo com as regras;
Contabilização dos arredondamentos (não esquecer que arredondar um total não é o mesmo que a soma de arredondamentos);
Garantia da Traceability (Registo do montante e moeda original para cada movimento efectuado);
Introdução do código ISO e do símbolo do Euro, garantindo as duas casas decimais (não esquecendo que devido à diferença de grandeza os valores em milhares não têm o mesmo nível de precisão que os “contos”);

às mais complexas determinadas pela estratégia da empresa.

No entanto, além dos sistemas referidos, não se podem descurar os equipamentos como registadoras, POS’s, leitoras de cheques e, outros tipos de software como folhas de cálculo mais ou menos complexas e bases de dados locais ou pessoais.

Lembremos só algumas preocupações e potenciais soluções:

Quais os campos importância a converter? (todos?, e os expressos em milhares de escudos?, e se não tiver espaço disponível no mapa ou ecrã?

Sugestão: Identificação de todas as situações através de uma ferramenta própria que as indique e apresente todas as situações de utilização e posterior análise criteriosa e casuística, não recorrendo a generalizações.

Os preços devem estar em escudos e converto-os para Euros ou tenho-os nas duas moedas?

Sugestão: Criar um preçário dual e utilizar o valor em escudos para operações em escudos e o valor em Euros para construir os preços para operações noutras moedas

O que faço para aplicar as regras de conversão?

Sugestão: Utilizar uma rotina única de conversão, utilizada em todas as situações que requeiram conversões, que utilize o método da triangulação e permita fazer a reversão e o audit trail, ou utilizar um conversor dos existentes no mercado.

O que vai acontecer aos preços psicológicos?

Sugestão: Estes preços deixarão gradualmente de ser em escudos e passarão a ser em Euros, logo, quando o mercado o ditar, há que definir a altura de mudar e utilizar uma ferramenta / conversor que através de parametrização permita auxiliar neste trabalho.

O que faço aos meus relatórios (mapas, avisos, cartas, facturas recibos)?

Sugestão: Para facilitar o processo e não ter que voltar a fazer alterações, se os montantes originais forem em escudos converter e apresentar o contravalor em Euro, se o montante original já é Euro manter apenas nesta moeda. No caso de mapas será mais simples equacionar criar dois mapas, um para escudos e outro para Euro, excepto se se pretender uma comparação no próprio mapa.

Como devo tratar os interfaces entre aplicações e entre instituições?

Sugestão: De uma forma simples se se acrescentar um código de moeda a cada registo e se se incluir os dois decimais, o problema poderá ficar automaticamente resolvido, no entanto deverão ser acauteladas outras possíveis implicações ou standards já definidos por outras entidades.

O que faço com os dados históricos?

Sugestão: Há que distinguir históricos que podem ter alguma utilização frequente, incluindo operações sobre essa informação (saldos médios, históricos de limites, preços, …), de informação que terá apenas consulta pontual. Dependendo desse factor assim se deverão converter, se deverão criar processos de consulta cuja conversão é efectuada no momento ou simplesmente manter a consulta na moeda original.

Não esqueçamos no entanto que as regras da UEM são muito poucas, que as regras nacionais também não abundam e que muito do que vemos fazer são convenções de mercado, sectoriais ou simplesmente iniciativa de entidades isoladas. Por exemplo não temos uma convenção para a apresentação de valores em Euro, ou será Euros? (999.999,99 € ou € 999.999,99 , mas também pode ser 999.999,99 EUR, …).

O Impacto do Euro Sectorialmente

O esquema apresentado pretende retratar o momento em que o impacto do Euro nas organizações é assumido e passado à prática. Assim verificamos que foi o sector financeiro que em finais de 1998 princípios de 1999 efectuou um maior esforço. Presume-se que durante 2001 as empresas privadas implementem os seus planos de adaptação, restando em 2002 o esforço ainda por realizar pelos Organismos Públicos e novamente pela Banca devido ao esforço de troca de notas e moedas e às conversões massivas de contratos.

No sector financeiro, especialmente na Banca, dado o elevado número de impactos, podemos aproveitar as experiências adquiridas. Os processos/organização do trabalho foram afectados, foi preciso estar preparado para operar, receber e pagar, com valores em Escudos e Euros, “catalogar” produtos em ambas as moedas, produzir e preencher os mais variados impressos também nas duas moedas (veja-se o caso dos cheques, das letras e das livranças). Mas concluiu-se que sobretudo os sistemas de informação são enormemente afectados, não estando no entanto todo o esforço de adaptação ainda concluído. Estima-se que mais de 50% do esforço de adaptação global seja despendido em IT (Information Technologies) e, na Banca, a maior fatia de esforço concentra-se nos meios de pagamento.

Não podemos deixar de realçar que o Euro em conjunto com a tecnologia vão permitir criar sistemas de pagamento trans-fronteiriços mais rápidos, eficazes, seguros e económicos. Referimo-nos principalmente ao projecto de transferências trans-fronteiriças. Ainda neste âmbito fala-se já num standard de número de conta bancária internacional (IBAN - International Bank Account Number), que facilitará a implementação deste projecto.

A implementação de grandes projectos (Programas)
Arranque do Euro 1999 e Y2K

Nunca as organizações portuguesas tiveram que em simultâneo passar por tão grandes transformações como desde o final de 1998. Nunca tivemos, por exemplo, a experiência dos Ingleses na conversão do antigo sistema duodecimal para o actual sistema decimal.

O arranque do Euro em 1999 e a problemática do Y2K foram caracterizados pela mobilização de meios trans-organizações (afectando múltiplos departamentos dentro da organização) e com reflexo inter-organizações (na Banca por exemplo a intervenção dos Bancos, do Banco de Portugal, da SIBS, da Bolsa) o que implicou um grande esforço de coordenação e a aplicação de regras nunca até aí utilizadas.

Surgiram regras sobre cadeias de comando definidas (quem faz o quê), planos integrados, planos de contingência (se algo não correr de acordo com o planeado qual a situação alternativa).

A nível de IT o Euro, assim como o problema do ano 2000, têm proporcionado várias oportunidades:

Planificação e integração de Sistemas,
Definição de normas de simplicidade e homogeneidade,
Modularização,
Documentação,
Desenvolvimento e optimização dos procedimentos de definição e execução de testes

Conclui-se sobretudo que estamos perante um conceito mais vasto a que podemos chamar programa, que define uma realidade que ultrapassa a realização de diversos projectos em simultâneo.

Perspectivamos que o início de 2001 traga outra situação semelhante pois muitas das organizações aproveitarão para converter parte dos seus grandes sistemas (contabilidade, facturação, etc.). Consideramos que a escolha de 2001 para este efeito tem a vantagem de poder durante esse ano utilizar já o Euro como moeda corrente e ter um contacto mais concreto com a nova moeda, seja na elaboração e análise de informação financeira, seja na definição de preços, seja no próprio processamento de salários.

A conversão para Euros apenas é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2002, no entanto existe um ponto em que a empresa deverá deixar de trabalhar em Escudos convertendo parte da informação para Euro e passar a utilizá-lo como moeda de referência. Este é o ponto em que se deverá dar a conversão da moeda base da contabilidade e que poderá no entanto ser determinado por estratégia da empresa, por imposições externas de Clientes, Fornecedores ou Entidades oficiais, ou ser determinado pelo momento em que o número de operações em Euro começa a igualar o de operações em Escudos. Deverá no entanto coincidir com o início de um ano fiscal, no sentido de facilitar a operação de conversão.

Da nossa experiência, um Programa Euro, não se confina a um projecto tradicional, pois para ser bem sucedido passa pelo rigoroso cumprimento das seguintes actividades:

Inventariação e documentação dos impactos do Euro nos Produtos, Processos e Sistemas de Informação;
Definição de cenários, prioridades e opções por linha de negócio, de acordo com estratégias globais, ofensivas, defensivas, ou considerando apenas os requisitos obrigatórios;
Elaboração de um plano global do Programa de adaptação para o Euro, identificando a estrutura, os recursos, os processos de gestão e as principais datas chave e de controlo;
Estimativa dos investimentos a realizar;
Implementação do plano recorrendo a equipas multidisciplinares;
Controlo do Plano;
Definição e introdução de medidas correctivas;
Identificação de planos de contingência para as áreas mais críticas;
Formação completa sobre o Euro e as estratégias adoptadas, extensiva a todos os colaboradores;
Divulgação aos Clientes, aos Fornecedores, a outros parceiros e ao público em geral, da posição da empresa em relação ao Euro.

Podemos então identificar como factores críticos de sucesso de um programa desta dimensão:

Equipas de projecto
As equipas deverão ser multidisciplinares e ter a percepção da estratégia da organização e do plano de acção onde constam as tarefas que vão desempenhar. Devem ainda ter a formação adequada à realização dessas tarefas.
Definição do âmbito e da natureza da adaptação dos SI;
A adaptação dos sistemas de informação deverá ser enquadrada na estratégia de toda a organização e a definição de se optar pela implementação de um ERP ou da manutenção das aplicações existentes ou o desenvolvimento de novos sistemas à medida será função de um Business Case onde sejam quantificados os seus prós e contras.
Definição de prioridades e estratégias, nomeadamente de implementação:

Big Bang;
Alterar tudo de uma vez (fechar o dia em escudos e abrir o novo dia em Euros). Tem a vantagem de poder ser menos traumático se bem sucedido (ideal para pequenas implementações), mas com o inconveniente de ter um impacto muito negativo se algo correr mal.
Abordagem gradual;
Apesar de ser uma abordagem mais conservadora e talvez demorada, a criação de plataformas intermédias de estabilidade antes de alcançar o objectivo final, permite um menor risco e logicamente uma precaução no caso de possíveis erros.
Novos sistemas;
Solução mais radical mas com vantagens, se o investimento a efectuar compensar o benefício esperado. Esta abordagem é aconselhada sobretudo em aplicações obsoletas ou com custos de adaptação elevados, permitindo assim resolver a problemática Euro mas também adquirir soluções mais versáteis e actuais.

Dependência de Fornecedores;
A organização deve definir claramente qual o seu posicionamento face ao Euro, não arriscando esperar pela solução dada pelo fornecedor. Não se quer com isto dizer que não se deva confiar no trabalho destes mas sobretudo aconselhar a um trabalho conjunto na escolha das soluções que melhor servem a organização.
Nível de experiência, Euro e de negócio, dos colaboradores;
O grau de conhecimento Euro dos colaboradores bem como do próprio negócio é muito importante uma vez que a rapidez da implementação das soluções será proporcional ao nível de experiência em presença.
Utilização de Metodologia adequada.
No ponto seguinte detalhamos a sua importância.

Metodologia

Do que atrás já foi exposto rapidamente concluímos que dos factores críticos de sucesso apresentados um dos mais importantes, senão mesmo o principal, passa pela utilização e seguimento escrupuloso de uma metodologia apropriada, e se possível já testada.

Em traços gerais a fase inicial de um programa desta abrangência passa pela mobilização, consciencialização e formação sobre o tema em questão, neste caso o Euro.

Com base no conhecimento adquirido e tendo a organização noção do que é o Euro e do que ele representa enquanto requisitos obrigatórios e estratégicos para o negócio segue-se uma fase de inventariação dos impactos.

Exemplo de mapa de inventariação de requisitos Euro.

Tipo de Requisito	Código	Descrição	Medida Associada	Status	Observações
Contabilidade	C1	Juros calculados na base 360 dias	Implementar rotina com opção x/360	Obrigatório	Alterar o cálculo de juros de depósitos ou empréstimos, cujo indexante seja a Euribor
Comunicação ao Cliente	A1	Apresentação dos saldos em PTE e EUR	Alterar o layout dos documentos	Conveniente	Possibilitar a informação de montantes em PTE e EUR nas informações prestadas ao Cliente
…				Desejável

Com a informação obtida estamos na posse do mapa do que há a fazer, há então que definir os diversos caminhos para atingir os objectivos definidos. Temos agora que cruzar esta informação com os impactos ao nível dos sistemas de informação. Após a obtenção da matriz com essa informação estamos em condições de definir quem faz o quê, quando.

Na posse do nosso plano de acção resta executar o plano, controlá-lo e implementar medidas correctivas.

Na perspectiva apresentada, nada mais óbvio e simples! No entanto dada a complexidade que este tema pode atingir (múltiplas áreas de negócio, múltiplos sistemas, múltiplos parceiros, etc.), estas fases simplificadas têm que ser detalhadas e especificadas até ao limite que se considere adequado à função de controle.

A execução das alterações pode passar pela implementação de novos sistemas ou pela adaptação dos existentes. Neste caso é de extrema utilidade a utilização de ferramentas que possibilitem a alteração/renovação de código de forma automática, ou pelo menos semi-automática. Podem ainda ser utilizadas ferramentas de testes que incluam mecanismos capazes de testar a não regressão. Temos por fim as ferramentas para auxiliar na conversão de dados.

Todas estas ferramentas devem ser precisas, completas, consistentes e sobretudo testadas por forma a que realmente poupem tempo na implementação, e minimizem o risco da mesma.

A Cap Gemini desenvolveu uma série de ferramentas e serviços para auxiliar os seus Clientes na procura das melhores soluções para enfrentar os problemas e aproveitar as oportunidades que a introdução do Euro proporcionam.
Integrou-se consultoria estratégica, análise de impacto operacional e gestão da mudança, nos euroTRANSFORMATION Services TM, dando assim forma à nossa visão de aproveitar o Euro como uma vantagem competitiva.

Desenhou um programa de formação/ de um dia para auxiliar as organizações a tomarem conhecimento dos impactos do Euro e das suas consequências, euroAWARENESS TM;

Desenvolveu ferramentas para:

Auxiliar no levantamento e documentação dos impactos na organização, cruzando informação sobre produtos, processos, sistemas e intervenientes (internos e externos), euroSCAN TM. Esta ferramenta permite identificar situações a nível tão elementar como:

As impressoras podem imprimir o símbolo do Euro?
Os teclados suportam o símbolo do Euro?
Estão os sistemas operativos (NT Windows 95, Unix, Linux, …)preparados para trabalhar com aplicações que tratem o Euro?
Os emuladores (Telnet ou 3270) permitem utilizar o símbolo Euro?

Gestão do programa Euro, euroSCOPE TM, tirando partido da sua longa experiência em gestão de programas complexos.

Toda esta metodologia tem sido seguida nos inúmeros projectos já desenvolvidos e em curso, sendo revista sempre que a experiência adquirida assim o determina.

Algumas estratégias de Implementação de Sistemas

Retirar
Eliminar o sistema assegurando a integridade dos restantes sistemas e dos dados Ø
- Sistema não relevante no cenário Euro

Renovar
Modificar e melhorar o sistema para contemplar os requisitos Euro Ø
- Sistema continua relevante no cenário Euro

Substituir
Eliminar o sistema actual (versão, plataforma ou funcionalidade) e substituí-lo por um equivalente
- O Sistema existente não obedece às necessidades e a renovação é mais onerosa ou indesejável

Re-Desenvolver
Eliminar o sistema actual (funcionalidade ou plataforma) e substituí-lo por novo desenvolvimento
- O Sistema existente não obedece às necessidades e a renovação é mais onerosa ou indesejável

Reter
Não fazer nada
- Sistema está enquadrado com o cenário Euro

“Re-Host”
Substituir a plataforma técnica mantendo o sistema
- Necessidade de mudança da plataforma ou infra-estrutura

Re-Apresentar
Alterar o interface com o utilizador para ser compatível com o cenário Euro, mantendo as funcionalidades internas
- Solução não definitiva mas que permite minimizar trabalho e risco.

Algumas possíveis alternativas de conversão da contabilidade

Mudança no início do ano
- Abrir uma segunda base de dados contabilistica em Euros, no primeiro dia no novo ano fiscal, com os saldos finais previstos do ano anterior. Completar todas as operações de fecho na base de dados do ano anterior. Quando for efectuado o fecho de contas corrigir os saldos iniciais na nova base de dados.

Mudança efectiva “em contínuo”
- Após paragem do processamento, no momento definido para a mudança, abrir uma segunda conta em Euros com o saldo convertido da anterior em escudos, que é desactivada. Todos os movimentos posteriores serão já registados em Euros. Este processo tem a vantagem de evitar o fecho do ano anterior e reduzir o trabalho deste evento coincidir com a mudança de moeda da contabilidade. No entanto tem a desvantagem de não permitir a entrada de movimentos para momentos anteriores à mudança.

Mudança “em contínuo” numa data próxima do início do ano
- Abrir o novo ano em Escudos e continuar a efectuar movimentos nessa moeda até à conversão. No momento da conversão, parar o processamento e converter todos os movimentos desde o início do ano. Após esta conversão passa a contabilizar-se em Euros. Este processo tem a vantagem de diferenciar o início do ano do momento da conversão e de ter todo o processamento desde o início do ano registado em Euros. Tem no entanto a desvantagem de ser difícil a regressão, se necessário, para escudos.

O Euro e o Mercado Global

Se o Euro veio permitir a eliminação das barreiras cambiais e tornar totalmente Europeus (leia-se dentro da UEM) os mercados financeiros, a Globalização dos Mercados também já aí está por via das novas tecnologias e sobretudo da internet.

Se pensarmos que com as novas tecnologias as organizações podem ter um mercado à escala mundial onde podem colocar os seus produtos e serviços através de diversos canais (desde a internet tradicional à internet no telemóvel através da tecnologia WAP, à WEB TV, etc.), o Euro facilitará o comércio sendo uma moeda com um potencial ao nível do dólar, mas com vantagens face a este no espaço europeu (veja-se só a título de exemplo a comparabilidade de preços dos bens e serviços entre os diversos países).

O que fazer amanhã

Já vimos que apesar das normas existentes para a implementação do Euro a expressão “Euro compliant” ou “Euro compatível” é bastante vaga pois da estrita aplicação da legislação até ao que se pode considerar como mínimo indispensável implica um elevado número de decisões por parte das organizações.

Assim e de acordo com tudo o que foi exposto muito há ainda que fazer mas muito pode ainda ser feito. Não devemos assumir que não precisamos fazer nada ou que já fizemos tudo. É pois necessário fazer o ponto da situação e determinar:

O que é efectivamente o Euro? (obrigatoriedades, potencialidades, desafios)
Qual a minha situação actual? (estratégia, organização, produtos e serviços, processos, sistemas)
Onde quero ir? (estratégia, organização, produtos e serviços, processos, sistemas)
Como vou lá chegar? (plano de acção, metodologia, ferramentas)
Quem vão ser os meus parceiros? (entidades oficiais, entidades corporativas, fornecedores, consultores)
Vou começar já! (constituir as equipas, apontar os responsáveis e começar a definir as acções a realizar e fazer a sua divulgação por toda a organização)

Estas reflexões e os princípios enunciados são fruto da análise da realidade dos mercados e da experiência da implementação de programas Euro em toda a Europa. Esperamos que sejam vistos como um alerta, ou mesmo um guia para o trabalho de todos os que têm de lidar de perto com esta problemática.

Carlos Solano
Capgemini Portugal